Digitale Bewerbungen werden immer beliebter. In diesem Beitrag wird erklärt, warum das so ist und worauf man bei der Umsetzung unbedingt achten sollte. Außerdem werden typische Fehler genannt, die den Gesamteindruck unnötig verschlechtern können. Das spart Zeit und schont die Umwelt.
Sind gedruckte Bewerbungsunterlagen noch zeitgemäß?
Vor einigen Jahren war es noch ganz normal, dass Bewerbungsunterlagen in Papierform an Unternehmen versendet wurden. Insbesondere bei kleinen und mittelständischen Unternehmen waren klassische Bewerbungen auf Papier üblich und häufig auch erwünscht. Ein wichtiger Grund dafür war, dass bei kleineren, primär regional tätigen Betrieben oft nur eine begrenzte Anzahl an Bewerbungen einging und man die Unterlagen im Printformat deshalb einfacher sichten, sortieren und intern weitergeben konnte. Auch heute gibt es noch Unternehmen, die ausdrücklich Papierunterlagen verlangen. Insgesamt geht der Trend jedoch klar zu digitalen Bewerbungen, die meist als PDF (seltener als Word-Datei) eingereicht werden.
Welche Gründe gibt es für digitale Bewerbungsunterlagen?
Für Bewerbende zählen vor allem Schnelligkeit und Flexibilität. Eine Bewerbung im PDF-Format lässt sich zügig erstellen, gezielt an die richtige Ansprechperson senden und bei Bedarf kurzfristig anpassen. Ein wesentlicher Faktor sind außerdem die Kosten: Der Versand per E-Mail ist kostenlos, während bei Papierbewerbungen Druck, Bewerbungsmappen, Umschläge und Porto anfallen. Auch das Ausdrucken der Bewerbungsunterlagen entfällt in der Regel, was je nach Umfang zusätzliche Zeit und Material spart. Hinzu kommt die bessere Individualisierbarkeit, weil man Anschreiben, Projektauswahl und Reihenfolge der Anlagen für jede Stelle effizient anpassen kann.
Auch für Unternehmen ergeben sich klare Vorteile. Digitale Unterlagen lassen sich leichter verwalten, schneller durchsuchen und in größeren Mengen vergleichen. Personalabteilungen können nach Stichwörtern, Qualifikationen oder Zeiträumen filtern und Bewerbungen für die Dauer des Auswahlprozesses sicher archivieren. Zudem wird die Kommunikation mit Bewerbenden vereinfacht, zum Beispiel über E-Mail, soziale Netzwerke oder firmeneigene Portale. In vielen Fällen sind die Prozesse außerdem an Bewerbermanagementsysteme gekoppelt, wodurch Einladungen, Absagen und Statusupdates teilautomatisiert erfolgen können.
Worauf sollte man bei der Digitalisierung von Papierdokumenten achten?
Damit eine digitale Bewerbung vollständig ist, müssen häufig Zeugnisse und Nachweise digitalisiert werden, etwa Schul- und Hochschulzeugnisse, Arbeitszeugnisse oder Zertifikate. Diese liegen oft nur in Papierform vor und sollten sorgfältig eingescannt werden. Um einen professionellen Eindruck zu machen, empfiehlt sich eine Auflösung von mindestens 300 dpi. Man sollte außerdem auf guten Kontrast, vollständige Dokumentenränder und eine gerade Ausrichtung achten. Wer mit dem Smartphone scannt, sollte eine Scan-App nutzen, die automatisch entzerrt, zuschneidet und Schatten reduziert.
Beim Zusammenstellen der Anlagen gilt: logisch, übersichtlich, relevant. Man ordnet Dokumente sinnvoll; häufig ist eine chronologische Reihenfolge (neu nach alt) praktikabel. Gleichzeitig sollte die Relevanz im Vordergrund stehen: Nicht jedes Praktikumszeugnis aus der Schulzeit ist für jede Stelle notwendig. Weniger ist manchmal mehr, wenn dadurch die Lesbarkeit steigt und die wichtigsten Nachweise sofort auffindbar sind. Als Richtwert sollte die Gesamtdatei überschaubar bleiben; in vielen Fällen genügen die zentralen Zeugnisse und zwei bis drei passende Zertifikate.
Welche Fehler sollte man bei der Digitalisierung unbedingt vermeiden?
Zu den häufigsten Fehlern gehört eine zu niedrige Scanauflösung: Unscharfe Dokumente wirken unprofessionell und sind schwer lesbar. Ebenso problematisch sind schiefe Scans, abgeschnittene Ränder, starke Schatten oder sichtbare Knicke. Auch uneinheitliche Formate (mal hochkant, mal quer) stören den Lesefluss. Ein weiterer Klassiker ist die Dateigröße: Sehr große Anhänge werden von manchen Postfächern abgewiesen oder laden in Portalen nur langsam. In der Regel sollte eine Bewerbung als PDF nicht größer als 10 bis 15 MB sein; notfalls hilft eine seriöse PDF-Komprimierung oder das Entfernen wirklich unnötiger Anlagen.
Zusätzliche Praxistipps für eine überzeugende digitale Bewerbung
Bewährt hat sich ein einziges, sauber strukturiertes PDF, in dem Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen zusammengeführt sind. Man benennt die Datei eindeutig, etwa „Nachname_Vorname_Bewerbung_Position.pdf“, damit sie im Posteingang sofort zugeordnet werden kann. Vor dem Versand sollte man prüfen, ob die Datei auch auf dem Smartphone gut lesbar ist und ob Links zu Portfolio, GitHub oder LinkedIn funktionieren. Wer sich über ein Portal bewirbt, sollte die geforderten Dateiformate und Größenlimits genau einhalten und keine passwortgeschützten Dateien hochladen, wenn dies nicht ausdrücklich verlangt wird.
Auch formale Details helfen: Der Lebenslauf sollte gut maschinenlesbar sein, denn viele Unternehmen nutzen Systeme, die Stichwörter auslesen. Deshalb sind klare Überschriften, einheitliche Datumsformate und durchsuchbarer Text (nicht nur Bilder) wichtig. Abschließend empfiehlt sich ein kurzer Testversand an die eigene Adresse: Öffnet sich die Datei korrekt, sind alle Seiten vollständig, und wirkt die Reihenfolge logisch? Wer diese Punkte berücksichtigt, erhöht die Chancen, dass die Bewerbung schnell geprüft werden kann und professionell wirkt.
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