in KI-Telefonassistent für Ärzte nimmt Anrufe entgegen, strukturiert Anfragen automatisch, kümmert sich um die Anliegen der Anrufenden und vereinbart Arzttermine. In der Arztpraxis entlastet ein solcher digitaler Helfer das gesamte Team, verbessert die Erreichbarkeit und optimiert die Terminvergabe für Patientinnen und Patienten.
KI-Telefonassistenten sind für Ärztinnen und Ärzte eine digitale Unterstützung am Telefon und helfen dabei, die Patientenzufriedenheit zu erhöhen. Ein digitaler Telefonassistent für die Arztpraxis ist auch außerhalb der Sprechzeiten erreichbar und beantwortet – bei passender Implementierung – Fragen zur Praxis, zum behandelnden Arzt und zum anstehenden Termin.
Was ist ein KI Telefonassistent für Ärzte?
Ein KI-basierter Telefonassistent ist eine Lösung für den Einsatz in Arztpraxen. Mithilfe von künstlicher Intelligenz nimmt der digitale Assistent Anrufe automatisch entgegen und bearbeitet diese. Statt dass ein Mensch das Telefon abhebt, begrüßt der virtuelle Assistent den Patienten oder die Patientin.
Ein solcher Telefonassistent ist in der Lage, Informationen zum Anrufenden abzufragen, Termine für Untersuchungen zu buchen und bei komplexen Themen den Anruf an das Praxispersonal weiterzuleiten. Bei der Implementierung legt man Verhaltensregeln fest: wie sich der virtuelle Assistent bei Anrufen verhalten soll und auf welche Informationen er für die Bearbeitung des Telefonats zugreifen darf.
Technisch basiert der KI-Telefonassistent auf Spracherkennung und natürlicher Sprachverarbeitung, sodass er gesprochene Sprache verstehen, interpretieren und darauf reagieren kann. Der smarte Telefonassistent fungiert wie ein digitaler Empfang der Arztpraxis, der Routineaufgaben übernimmt, während das menschliche Team sich auf komplexere medizinische Aufgaben konzentriert.
Welche Vorteile bietet der Telefonassistent für Ärzte genau?
Ein KI Telefonassistent für die Arztpraxis hat den Vorteil, dass keine langen Warteschleifen in der Praxis entstehen, mehr Zeit für die Versorgung vor Ort bleibt und die Patientenzufriedenheit steigt. Darüber hinaus entlastet die Lösung das Praxisteam, optimiert die Erreichbarkeit und erleichtert durch das fehlende Dauerklingeln den Praxisalltag.
Die folgende Liste zeigt im Detail, welche Vorteile ein moderner Telefonassistent bietet:
Keine Warteschleife: Mit einem virtuellen Telefonassistenten gibt es beim Anrufen der Praxis keine Warteschleife mehr, da die meisten Systeme in der Lage sind, mehrere Telefonate von Patienten gleichzeitig anzunehmen und zu bearbeiten.
Mehr Zeit: Durch den Einsatz des Assistenten haben Ärztinnen, Ärzte und ihr Team mehr Zeit für die Betreuung der Patientinnen und Patienten vor Ort und müssen sich nicht zusätzlich um die Annahme von Anrufen kümmern.
Höhere Patientenzufriedenheit: Dank der automatisierten Unterstützung erreicht man in Arztpraxen eine höhere Patientenzufriedenheit, da Anrufe umgehend angenommen und verarbeitet werden und Fragen direkt beantwortet werden können.
Entlastet das Praxisteam: Der digitale Telefonassistent entlastet das Praxisteam, indem er Routineanliegen wie Terminvereinbarungen, Rezeptbestellungen oder Nachfragen zu Öffnungszeiten automatisch übernimmt.
Optimiert die Erreichbarkeit: Ein intelligentes Telefonsystem optimiert die Erreichbarkeit der Praxis, da es rund um die Uhr verfügbar ist und Patienten jederzeit Informationen abrufen können.
Erleichtert den Praxisalltag: Die Implementierung eines Telefonassistenten erleichtert den Praxisalltag, weil die telefonische Patientenbetreuung weitgehend übernommen wird und das Team dadurch mehr Zeit für Gespräche in der Praxis hat.
Kein Dauerklingeln: Mit einem automatisierten Assistenten gibt es kein Dauerklingeln in der Arztpraxis mehr, da er Anrufe umgehend annimmt und auch mehrere Gespräche zur gleichen Zeit bearbeiten kann.
Funktionen eines KI Telefonassistenten für Ärzte
Zu den Funktionen eines solchen Systems gehören die automatisierte Patientenerkennung, die Weiterleitung von Anrufen und die automatische Anrufannahme. Der Assistent kümmert sich außerdem um die Aufzeichnung von Anrufen, die Buchung von Arztterminen und die Beantwortung von Patientenfragen.
Die Funktionen eines KI-Telefonassistenten zeigt die folgende Liste im Detail:
Automatisierte Patientenerkennung: Ein KI-Telefonassistent übernimmt die automatisierte Patientenerkennung, wenn er Zugriff auf die internen Praxis- oder CRM-Systeme und die Patientenakten hat. Mit der automatisierten Patientenerkennung ist der Assistent in der Lage, die anrufende Person mit Namen zu begrüßen und die entsprechende Akte einzusehen.
Weiterleitung von Anrufen: Der Telefonassistent kümmert sich um die Weiterleitung von Anrufen an den Arzt, die Ärztin oder das zuständige Praxispersonal, wenn der Anrufende ein Gespräch mit einem Menschen wünscht. Je nach festgelegten Verhaltensregeln leitet das System die Telefonate an die passende Ansprechperson weiter.
Automatische Anrufannahme: Der Assistent ist für die automatische Anrufannahme zuständig, indem er rund um die Uhr ans Telefon geht, die anrufende Person freundlich begrüßt, nach dem Anrufgrund fragt und sich nach definierten Regeln um die medizinischen Anliegen kümmert.
Aufzeichnung von Anrufen: Der KI-Telefonassistent übernimmt die Aufzeichnung von Anrufen in Form von Transkripten, damit die Nachbearbeitung für Ärztinnen, Ärzte und das Praxispersonal erleichtert wird. Neben den Transkripten kann bei Bedarf eine Zusammenfassung der Patientenanrufe per E-Mail an die Praxis versendet werden.
Buchung von Arztterminen: Der digitale Telefonassistent ist für die Buchung von Arztterminen verantwortlich, kann diese verschieben und auch absagen. Er ist imstande, die passende Terminart der jeweiligen Person zuzuordnen und freie Termine im Praxiskalender einzusehen.
Beantwortet Patientenfragen: Der Assistent beantwortet am Telefon Fragen zu Öffnungs- und Urlaubszeiten, zum Standort der Praxis sowie zu den Parkmöglichkeiten. Er informiert Anrufende über benötigte Dokumente beim anstehenden Arzttermin, über die behandelnde Ärztin bzw. den behandelnden Arzt und deren Leistungen.
Bearbeitet Rezeptanfragen: Der Telefonassistent bearbeitet Rezeptanfragen, nimmt Rezeptwünsche entgegen und bereitet Überweisungsbestellungen für das Praxispersonal vor. Wiederholungsrezepte erkennt das System eigenständig und leitet sie zur Bearbeitung an das Praxisteam weiter.
Für welche Ärzte eignet sich das alles?
Ein KI-gestützter Telefonassistent eignet sich für Allgemeinmedizinerinnen und Allgemeinmediziner, Fachärztinnen und Fachärzte, Therapeutinnen und Therapeuten, Kinderärztinnen und Kinderärzte, Orthopädinnen und Orthopäden sowie Zahnärztinnen und Zahnärzte. Grundsätzlich profitieren nahezu alle Praxen, die aufgrund eines hohen Anrufaufkommens und begrenzten Personals stark ausgelastet sind.
Besonders profitieren Fachrichtungen, bei denen viele Terminanfragen, Rezeptwünsche oder organisatorische Anliegen eingehen. Weniger geeignet ist der Einsatz in Bereichen wie spezialisierten Ambulanzen, da dort eine sehr individuelle und komplexe medizinische Beratung am Telefon notwendig ist, die weiterhin durch das medizinische Fachpersonal erfolgen sollte.
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