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Praxis

Wegweiser Projektgestaltung

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Stehen Sie am Anfang einer neuen Projektentwicklung? Ist eine Pilotphase nicht so erfolgreich verlaufen und das Projekt muss entsprechend angepasst werden? Soll ein bereits bestehendes Projekt in einem anderen Kontext implementiert werden?

In solchen und ähnlichen Fällen gilt von der Planungsphase bis hin zur Implementierung: Ein erster Abgleich mit den hier präsentierten Dos and Don’ts für digital unterstützte Projekte kann helfen, grobe Fehler zu vermeiden!

Beginnen Sie mit dem Problem, nicht mit der (technischen) Lösung!

Digitale Technologien sind Mittel, kein Selbstzweck. Oft werden sie als Ausgangspunkt verwendet. E-Participation-Plattform (E-Partizipation), mobile learning (E-Learning), mobile reporting, Big Data, SMS Health App (E-Health). Solche Schlagworte fallen in der IT-Projektentwicklung häufig und werden als alleinige Zielsetzung betrachtet. Sie sollten sie jedoch als reine Instrumente zur Zielerreichung betrachten. Welches ist Ihr Projektziel? Und welche digitalen Technologien können Ihnen helfen, es zu erreichen? Die Bereitstellung der technologischen Komponente ist oft der kleinste Teil einer erfolgreichen Projektgestaltung.

Beachten Sie auch Folgendes:

  • Instrument- statt zielgetriebene Projekte überschatten meist die Ursachen
    der bestehenden Herausforderung.
  • Die für den spezifischen Kontext passende Lösung ist oft nicht der neueste tech hype. Erfolgreiche digitale Projekte kombinieren meist analoge und digitale Medien (siehe Merksätze am Anfang des Kapitels).
  • One size does often not fit all: Unterschiedliche Probleme bedürfen unterschiedlicher Anwendungen und digitaler Technologien; zum Beispiel kann eine Telefonnotfallnummer für Opfer häuslicher Gewalt hilfreich zur Konfliktbewältigung sein, während zeitgleich eine öffentlich zugängliche Plattform (Crowdsourcing) für anonymisierte Berichterstattung eingerichtet wird, die strategische und ortsspezifische Präventionsmaßnahmen erlaubt.
  • Digitale Tools automatisieren, führen aber nicht automatisch Veränderungen herbei! Die Existenz eines digitalen Tools allein macht dieses nicht bekannt; die Bekanntheit eines Tools führt nicht automatisch zu seiner Nutzung; die Nutzung eines Tools führt nicht automatisch eine Veränderung herbei.
Verhältnis technologische Bereitstellung/Projektentwicklung
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Digitale Technologien können nicht ersetzen, was nicht vorhanden ist, gegebenenfalls aber Transformationsprozesse beschleunigen

Beispiel: Einsatzland mit schwachen Strukturen für gute Regierungsführung

Mögliche Ursachen mangelnder Bürgerbeteiligung: mangelnde Aufgeklärtheit über eigene Rechte, (staatliche) Unterdrückung von zivilgesellschaftlichen Akteuren, kulturelle Herausforderungen, Politikverdrossenheit, mangeln des Selbstbestimmungsgefühl zur politischen Teilhabe usw. Hier wird ein E-Partizipations-Tool Schwierigkeiten haben. Die behutsame Entwicklung gemeinsam mit staatlichen und zivilgesellschaftlichen Akteuren kann aber gegebenenfalls zur Verbesserung führen.

Beispiel: variierender Zugang zu digitalen Technologien und Mobilfunk-Anwendungen im Gesundheitssektor (E-Health)

Nutzung von und Zugang zu Handys kann zwischen Ländern, zwischen Regionen innerhalb von Ländern und einzelnen Bürgerinnen und Bürgern drastisch variieren. Während eine E-Health-Kampagne mit Jugendlichen im technisch affinen Nairobi gegebenenfalls Sinn macht, gibt es in Kambodscha bereits in der Hauptstadt Probleme. So wird das nationale Khmer-Alphabet nicht von allen Handymodellen unterstützt. Andererseits können grafische Anwendungen für die sich immer weiter verbreitenden Smartphones den Zugang auch für Analphabeten erleichtern.

Die Nutzerinnen und Nutzer von digitalen Technologien stehen im Zentrum

Ein wesentlicher Aspekt erfolgreicher Digitalprojekte ist – neben der Identifizierung der Kernursachen bestehender Herausforderungen – die gründliche Identifizierung von Akteuren und Kontexten. Nur so lassen sich geeignete digitalen Technologien für die jeweilige Akteursgruppe bestimmen.

Digitale Technologien bieten eine weite Spannbreite an Tools. Allerdings sind nicht alle Technologien für alle Gegenden oder unterschiedlichen Zielgruppen gleichermaßen verfügbar oder nutzbar. Die Entscheidung für die richtige Kombination von digitalen Technologien muss daher von jedem Szenario gesondert abgeleitet werden.

Bedenken Sie: Die Einführung von neuen digitalen Komponenten kann eingangs den Grad der Komplexität von Prozessen erhöhen. Bedarfsgerechte digitale Anwendungen erleichtern jedoch schnell bestehende Prozesse und helfen Entscheidungsträgerinnen und -trägern, informierte Entscheidungen zu treffen, Managerinnen und Managern, den Überblick zu behalten, Verwaltungssachbearbeiterinnen und -sachbearbeitern, ihre Arbeit effizienter zu erledigen usw.

Einer angenehmen, klaren und übersichtlichen user experience – so wird das digitale Arbeitsumfeld, die Oberfläche einer Anwendung bezeichnet – kommt dabei für den Projekterfolg entscheidende Bedeutung zu.

Lessons learned aus der Projektpraxis:

  • Bedarfe und Kontexte als Ausgangspunkt nehmen, ko-kreieren statt diktieren, digitales Nutzungsverhalten gemeinsam mit den entsprechenden Zielgruppen identifizieren.
  • Einen kontinuierlichen Dialog mit den Zielgruppen führen, um Bedarfe,
    (Kommunikations-)Gewohnheiten sowie Risikofaktoren zu verstehen und maximale Eigenverantwortlichkeit sicherzustellen.
  • Ansprache in den natürlichen Kommunikationsumgebungen der Zielgruppen ansiedeln: Wird E-Mail genutzt? Zeitung? Radio? Social Media?
  • Erwarten Sie nicht, dass Zielgruppen nach Informationen oder unzusammenhängenden Kommunikationskanälen/digitalen Technologien suchen.
  • Kommunikationsmuster und -tools können je nach Verwendungsabsicht extrem variieren! Viele zivilgesellschaftliche Akteure informieren sich zum Beispiel über alternative Medien der digitalen Sphäre, wie Blogs, und nur ergänzend über öffentlich-rechtliche Kanäle. Für Expertinnen und Experten in Partnerländern kann der (Fach-)Austausch in sozialen Netzwerken und offenen wie geschlossenen Gruppen sehr relevant sein. Für ländliche Bevölkerungsgruppen mag der Austausch auf dem Marktplatz immer noch wichtigste Informationsquelle sein. Suchen Sie den richtigen Anknüpfungspunkt!

Verfügbarkeit ≠ Zugänglichkeit (availability ≠ accessibility)

Nutzerraten sind keine ausreichende Indikation für die Relevanz des Einsatzes von Handys in einem Projekt. Selbst eine hohe Nutzerrate impliziert nicht automatisch, dass alle freien Zugang zu Handys haben. Ein Beispiel: Wo Handys mehrheitlich unter Kontrolle des männlichen Familienoberhaupts sind, wäre etwa eine mobile helpline für Frauen nicht nur unangemessen, sondern setzt diese gegebenenfalls Risiken aus. Hier wäre es vielleicht besser, auf physische Treffen in der Gemeinde zu setzen. Frauen könnten dort anonym und unbe merkt Informationen sammeln und sich beraten lassen.

Soziale Medien sind oftmals geeignet, zivilgesellschaftliches Engagement zu organisieren. Andererseits sind Engagierte teils extremen Risiken ausgesetzt, weil sie über diese Kanäle überwacht werden können. Sie schrecken daher vor ihrer Nutzung zurück.

Digitale Technologien machen “Glokalisierung” möglich

Digitale Technologien erlauben ungekannte Kombinationen der Kollaboration. Wo digitale Dienstleistungen mangels Markt oder Know-how nicht lokal erbracht werden können, erlaubt die → Cloud Teledienstleistung von fern. Wo internationalen IT-Dienstleistern das lokale Know-how fehlt, können sie mit lokalen Firmen für bessere Ergebnisse zusammenarbeiten. Testen Sie ange passte Kombinationsmöglichkeiten.

Nicht gleich aufgeben – haben Sie Mut zum Ausprobieren

Der Einsatz von digitalen Technologien ist vielerorts neu. Es gibt wenig gesicherte Daten über Nutzerverhalten, zudem ändert sich dieses schnell. Zahlreiche Digitalprojekte kommen daher niemals über Pilotphasen hinaus. Digitale Technologien bergen allerdings die Möglichkeit, kostengünstig Simulationen durchzuführen oder Prototypen zu testen. Haben Sie Mut zum Ausprobieren und Testen, bevor Sie die große Ausschreibung vorbereiten. Legen Sie sich nicht zu früh auf ein Tool fest und denken Sie daran: Das Tool ist nur Mittel zur Zielerreichung, nicht Selbstzweck.

Eine gute Planung und die Gegenüberstellung verschiedener Alternativen von digitalen Technologien beinhalten eine realistische Abschätzung von Instandhaltungskosten und notwendiger Unterstützung, den sogenannten total costs of ownership.

Kein Entweder-oder, sondern ein Sowohl-als-auch: Nutzen Sie unterschiedliche Medien als Verstärker!

Das Nutzen und Verknüpfen verschiedener Medien kann beim upscaling helfen – Radiosendungen können auf Webseiten hinweisen, Webseiten Links zu Podcasts integrieren usw. Suchen Sie gezielt nach Schnittstellen und kombinieren Sie alte und neue Medien klug. Reichweite und Resonanz des Kommunikationsinhaltes werden so gesteigert.

Digitale Technologie hilft beim Kommunizieren, kommuniziert sich aber nicht von allein

Bei der Einführung eines bestimmten neuen digitalen Tools ist es essenziell, Werbung einzuplanen. Virales Marketing ist möglich – damit es geschieht, muss es aber eingeplant und angestoßen werden, zum Beispiel mit digitalen Agenten. Auch bestehende Kanäle wie Radio oder TV können für die Verbreitung genutzt werden. Oftmals müssen Nutzerinnen und Nutzer eingangs durch Erklärung und Information, manchmal durch Training unterstützt werden.